Les fondations de l’entretien

La gestion de l’entretien et des actifs matériels de l’entreprise doit être adaptée aux réalités de l’organisation. Dans une organisation moderne cela se traduit par l’utilisation d’un système de base de données. Les bases de données sont essentielles. La gestion par fichier de type Excel devient rapidement inefficace au fur et à mesure que le nombre d’utilisateur grandit au-delà de deux intervenants dans un fichier, alors les bases de données s’imposent. Certaines entreprises utilisent des bases de données Access, qu’elles ont programmées à l’interne. D’autres utilisent des bases de données spécialisées (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur).
Dans un monde ou l’informatique est devenue un outil très répandu, on devrait privilégier l’utilisation de l’ordinateur. Cela permet de sauver du temps et d’éviter le brassage de papiers qui n’apporte pas de valeur au processus. Ce qui apporte de la valeur ce sont les décisions que l’on prend à l’aide du système, le support papier ou informatique n’a pas d’importance en tant que tel. La où cela prend de l’importance c’est dans l’efficacité du traitement de l’information. On peut aller à cheval ou en voiture c’est au choix. Moi, je vous conseille d’utiliser la voiture et de suivre les 8 étapes d’implantation d’un logiciel ou progiciel GMAO suivantes :

Étapes d'implantation

1- Gestion des équipements

Il est nécessaire d'avoir un inventaire du parc d'équipements, codifié, analysé, localisé sous forme d'arborescence.

2- Planification et ordonnancement des travaux

Il faut un système, un processus clair de bons de travail. Celui-ci est la base de la priorisation des travaux d'entretien. Ce système doit s'appliquer autant à l'entretien correctif qu'à l'entretien préventif et aux arrêts planifiés. Sans bon de travail, il n'y a pas de planification ni de priorisation possible. Chaque tâche à accomplir doit être entrée dans le système sous forme d'un bon de travail.

3- Informatiser le programme d'entretien préventif

On doit recueillir tous les dossiers d'entretien des équipements, évaluer les équipements critiques et établir les fréquences périodiques (calendrier ou compteur) des entretiens. Les tâches d'entretien doivent être regroupées en catégories et contenir les informations quant à la charge de travail, au métier, au pièces nécessaires...

4- Gestion des pièces en magasin

On Identifie les pièces de rechange critiques, crée une banque de données afin d'être en mesure de contrôler le « stock minimum » au magasin ou chez le fournisseur. Le niveau de précision du magasin doit être de plus de 95%.

5- Gestion du personnel et planning

À partir de l'organigramme de l'entreprise, on définit le rôle et les responsabilités du personnel d'entretien. Pour ce faire, il doit y avoir des notions communes, bien ciblées et fermement communiquées par la direction comme on le fait en comptabilité. Ensuite doit établir un système de planification des travaux hebdomadaire en reliant la main d'œuvre disponible par métier à la charge de travail à effectuer.

6- Gestion des données techniques et historiques

Il est essentiel de connaître les détails des équipements de l'entreprise et de les regrouper dans la même banque de données. Autrement beaucoup de temps est perdu à chercher l'information sur les équipements et pièces de rechange lors des réparations. L'historique des tâches accomplies est important d'un point de vue technique car il aide les employés d'entretien à connaître la fréquence des travaux, à documenter les causes et les solutions et cibler les unités qui méritent d'être analysées.

7- Gestion des coûts et budgets

L'entrée des coûts de maintenance permet la ventilation des dépenses, de la main d'œuvre, des achats et locations de matériel par départements et des équipements. Ces rapports sont utilisés pour la préparation des budgets futurs.

8- Indicateur de performance KPI

Les rapports de suivi ou tableau de bord (indicateurs de performance KPI) sont, pour le gestionnaire, des outils essentiels pour la prise de décision. La précision des rapports est fonction de la rigueur mise de l'avant dans l'entrée de données.

Le défi...

Bien que très performants, les outils informatiques, aussi bons soient-ils, demande une excellente gestion et une volonté de l'ensemble de l'équipe d'employés pour réussir leur implantation. “Force est de constater que la majorité des échecs d’implantation d’une GMAO ne provient pas des progiciels, mais bien de la démarche réalisée par l’entreprise utilisatrice dans sa mise en œuvre”. Les principaux écueils sont les suivants:

Absence d'un cahier des charges présentant les aspects techniques, humains et économiques;
Achat d'un système qui ne convient pas aux utilisateurs;
Formation inadéquate des utilisateurs;
Mauvaise saisie des données (retard, négligence...)
...

En résumé, l'achat d'un logiciel GMAO doit être précédé par une démarche qui vous fera réaliser un cahier des charges à partir duquel vous prendrez votre décision finale. Plusieurs consultations de divers intervenants dont les utilisateurs seront nécessaires pour éviter un désastre.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter le site «Best of maintenance» dont les articles sont disponibles en français.

Quand on affronte les problèmes de demain avec les outils d'hier, on récolte les problèmes d'aujourd'hui...